Cómo Cambiar La Codificacion En Excel

Cuando se comparten archivos de texto con personas que trabajan en otros idiomas, o descargan los archivos de texto a través de Internet o los comparte con otros sistemas de equipo, es posible que tengas que elegir un estándar de codificación al abrir o guardar un archivo en Excel.

Es por ello, que esta situación puede ser un dolor de cabeza pata muchos, ya que cuando otra persona abre un archivo de Excel, quizás su equipo que tiene el software de sistema en un idioma distinto del idioma que se usó para crear el archivo, es por ello imperante el estándar de codificación ayuda a ese programa a determinar cómo representar el texto para que sea legible, y aquí te lo explicaremos cómo hacerlo

Programa Excel

Excel es un programa desarrollado por Microsoft y pertenece a la suite de Office que incluye programas como Word, PowerPoint, Publisher, entre otros.

Siendo Excel una hoja de cálculo que permite manipular datos numéricos y de texto en tablas formadas por la unión de filas y columnas.

Producto de los avances que ha tenido Microsoft Excel, hoy en día es una herramienta que se puede usar para un sinnúmero de cosas, tanto en el ámbito personal, profesional, así como dentro de cualquier empresa.

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Con este tipo de programa permite organizar los datos en filas y columnas, y al introducir datos numéricos y alfanuméricos en las hojas de cálculo de Excel.

En ella puedes realizar cálculos aritméticos básicos o aplicar las funciones matemáticas de mayor complejidad y utilizar funciones de estadísticas o funciones de tipo lógica en Excel.

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Características de Excel

Entre las característica principales de Excel, se tienen que en su pantalla principal se muestra una matriz de dos dimensiones, que están formadas por columnas y filas, que le dan la forma a una celda, que básicamente es la intersección de una columna y una fila.

En este sentido, la celda tiene una dirección única, conformada por una letra para identificar la columna y un número que te permite identificar la fila en la que puedes estar trabajando.

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En cada celda puedes ingresar los datos numéricos o alfanuméricos, logrando tener una manera fácil de identificar si un dato es numérico o es un texto.

Siendo validado en la celda el tipo de dato que introdujiste, que por lo general dichos datos de tipo texto se alinean a la izquierda y los datos numéricos se alinean a la derecha.

Del mismo modo existen otras características operativas de gran valor para todos los usuarios de este programa y son las siguientes:

1. Creación de Operaciones aritméticas en Excel

Otra característica de Excel es que se pueden realizar operaciones aritméticas simples como: sumar (+), restar (-), multiplicar (*), dividir (/), siendo sencillos los cálculos aritméticos en Excel, al colocar el signo de igual (=) o el signo (+) al inicio de la celda. Como por ejemplo lo siguiente:

• Sumar =2+4+8
• Restar =9-6-3
• Multiplicar +3000*33
• Dividir +9000/33

Por otra parte, en Excel puedes escribir fórmulas muy grandes o de acuerdo a lo que necesites, solo debes respetar el límite de los caracteres por celda que es de 32,767 en las versiones de Excel más recientes.

2. Creación de Fórmulas en Excel

Con Excel puedes realizar cálculos más avanzados utilizando las funciones de Excel, que te ayudan en efectuar cálculos sobre los datos numéricos o alfanuméricos.

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Al tener estas funciones con los datos en Excel, la fórmula irá indicando los pasos a realizar dentro de la función, para entregar el resultado correcto.

En el caso de ejecutar la función Promedio te mostrará un ayudador que indicará los pasos o datos que deben ir dentro de la fórmula. De modo que al indicar los datos numéricos para este caso, te devolverá el promedio de los valores que ingresaste.

3. Funciones en Excel

Las funciones de Excel las puedes categorizar según la funcionalidad y en algunas de la diversas categorías, y así poder encontrar las funciones de búsqueda y referencia, las funciones lógicas, las funciones de texto, las funciones de fecha y hora, entre otras.

Para poder conocer todas las funciones de Excel disponibles, puedes darle clic en la pestaña de Fórmulas y se mostrará todas las funciones que puedes aplicar en la hoja de cálculo.

4. Creación de Gráficos en Excel

Una de las característica más resaltantes de Excel es por la capacidad de realizar gráficos con base en los datos, pues al utilizar los gráficos, puedes generar tus propios reportes con la mejor interpretación y sentido de los datos presentados.

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Si creas un gráfico para validar las ventas durante un período de tiempo y conocer de manera visual qué productos se han vendido más y cuáles tienen menor rotación.

Los tipos de gráficos disponibles en Excel son los siguientes:

• Columnas.
• Líneas.
• Circular.
• Barras.
• Áreas.
• XY Dispersión.
• Cotizaciones.
• Superficie.
• Radial.
• Cuadro combinado.

5. Creación de Datos tabulares Excel

En Excel también te permite organizar los datos de manera tabular, ya que la gran cantidad de celdas que componen una hoja del libro de Excel te facilita trabajar los datos de esta manera.

Es por este motivo que Excel te ofrece una gran cantidad de herramientas para darle formato a los datos que ingreses a la hoja de Excel.

Por ello, al momento de trabajar con datos en Excel es posible que necesites darle formato de tabla de Excel, o aplicar algún tipo de formato condicional o simplemente darle un estilo a la hoja o celda, según sea el caso.

Todo esto se debe a que al trabajar con datos tabulares en Excel, puedes ordenarlos de manera fácil, filtrar la información, hacer búsquedas o utilizar las herramientas avanzadas para poder analizar la información o los datos que has ingresado a la hoja de cálculo.

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Qué es la codificación en Excel

Todo aquello que se ve como texto en la pantalla se almacena como valores numéricos en el archivo de texto. El equipo traduce los valores numéricos en caracteres visibles. Para ello, se usa un estándar de codificación.

Un estándar de codificación es el esquema de numeración que asigna cada carácter de texto en un juego de caracteres a un valor numérico, este juego de caracteres puede incluir caracteres alfabéticos, números y otros símbolos.

Los diferentes idiomas suelen constar de diferentes juegos de caracteres, por lo que existen muchos estándares de codificación para representar los juegos de caracteres que se usan en los diferentes idiomas.

Cuáles son los estándares de codificación en distintos alfabetos

El estándar de codificación que se guarda con un archivo de texto proporciona la información que necesita el equipo para mostrar el texto en la pantalla.

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En este caso, en la codificación Cirílico (Windows), el carácter Й tiene el valor numérico 201, y al abrir un archivo que contiene este carácter en un equipo que usa la codificación Cirílico (Windows), el equipo leerá el valor numérico 201 y muestra Й en la pantalla.

Pero en el caso que se abra el mismo archivo en un equipo que usa una codificación diferente, el equipo muestra cualquier carácter que se corresponde con el valor numérico 201 en el estándar de codificación que el equipo usa de forma predeterminada.

De este modo, si el equipo usa el estándar de codificación Europeo occidental (Windows), el carácter en el archivo original basado en Cirílico se mostrará como É en lugar de Й porque en la codificación Europeo occidental (Windows) el valor 201 se asigna a É.

Para poder evitar problemas con la codificación y descodificación de archivos de texto, puede guardar los archivos con codificación Unicode, ya que alberga la mayoría de los juegos de caracteres de todos los idiomas que se usan con frecuencia entre los usuarios informáticos en la actualidad.

Cómo elegir una codificación Estándar al abrir un archivo

Si al abrir un archivo, el texto aparece distorsionado o como signos de interrogación o cuadros, es posible que Excel no haya detectado con precisión el estándar de codificación del texto en el archivo.

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En el caso que tienes que especificar el estándar de codificación que puede usar para mostrar (descodificar) el texto, para ello sigue estos pasos:

• PRIMER PASO

Tienes que darle clic en la pestaña Archivo.

• SEGUNDO PASO

Después le das clic en la pestaña de Opciones.

• TERCER PASO

Posterior a ello le das clic en Avanzadas.

• CUARTO PASO

Luego de ello te diriges a la sección de General y activa la casilla de Confirmar conversión de formato de archivo al abrir.

• QUINTO PASO

Después tienes que cerrar y volver a abrir el archivo.

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• SEXTO PASO

En el cuadro de diálogo le das a la opción  de Convertir archivo, después selecciona en el Texto codificado.

• SÉPTIMO PASO

Posterior a eso en el cuadro de diálogo tienes que darle clic en la Conversión de archivos, después seleccionas en Otra codificación y, después, escoges el estándar de codificación que quieras de la lista.

• OCTAVO PASO

Por último puedes obtener una vista previa del texto en el área de Vista previa para comprobar si todo el texto se puede leer en el estándar de codificación que has seleccionado.

Cómo Cambiar La Codificación En Excel

Para poder cambiar la codificación en Excel se puede realizar de varias maneras:

Primer Método

Con Notepad ++

En este caso sigue estos pasos:

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• PRIMER PASO

Tienes que ejecutar  el programa NotPad ++.

• SEGUNDO PASO

Luego le das clic en el botón "Archivo", y en el menú que aparece, seleccione "Abrir", también se puede hacer presionando la combinación de teclas CTRL + O.

• TERCER PASO

En la ventana que se abre le das clic en el botón de "Abrir". En el archivo que se abre, haga clic en el botón "Codificación", que se encuentra sobre la barra de herramientas.

• CUARTO PASO

Después en el menú, tienes que seleccionar el elemento "Convertir a UTF-8", ya que es esta codificación que el programa "Excel" emplea.

• QUINTO PASO

Por último le das clic en el botón de "Guardar", que se encuentra en el lado izquierdo de la barra de herramientas, y cierra la ventana del programa.

Segundo Método

Usando el "Asistente de texto"

En este caso sigue estos pasos:

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• PRIMER PASO

Tienes que abrir el programa de Excel.

• SEGUNDO PASO

Luego le das clic en el archivo que se muestra de forma incorrecta, pero directamente el programa con una hoja vacía.

• TERCER PASO

Te diriges a la pestaña de "Datos", y luego le das clic en el botón de "Datos externos" y selecciona en "Desde el texto" en el menú desplegable.

• CUARTO PASO

En la ventana del Explorador que aparece, especifica la ruta al archivo que tiene problemas codificados y le das clic en el botón "Importar".

• QUINTO PASO

Luego de esto el "asistente de texto" se abrirá directamente, y allí puedes cambiar el formato de archivo, por lo que le das clic en el mismo nombre y seleccionar "Unicode (UTF-8)".

• SEXTO PASO

Después le das clic en Siguiente, y por último le das clic en Finalizar.

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Tercer Método

Modo ahorro

En este caso tienes que seguir estos pasos:

• PRIMER PASO

Tienes que abrir el archivo en el programa y le das clic en "Archivo".

• SEGUNDO PASO

Posterior a eso selecciona en "Guardar como", y en el menú que aparece, selecciona la extensión y le das clic en "Servicio".

• TERCER PASO

Luego desde el menú desplegable se verá los "Parámetros de documentos web".

• CUARTO PASO

En la ventana que aparece, te diriges a la pestaña de "Codificación" y selecciona de la lista "Guardar documento como", y le das clic en "Aceptar".

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Como se pudo ver el programa Excel es muy práctico para cualquier tipo de usuario, por ello sigue los pasos presentados en este artículo, para lograr la codificación de este programa y compartir estos archivos sin problemas.

Por ello te invitamos a que uses esta herramienta, siguiendo estos pasos presentados en este artículo, y así disfrutar de todas las herramientas disponibles en este programa que viene de Office.

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