Cómo utilizar las funciones de Autorrecuperación y Autoguardado de Excel

Siempre es una tragedia terrible cuando alguien pierde algo importante en lo que estaba trabajando porque no guardó su documento correctamente. ¡Esto sucede más a menudo de lo que piensas para los usuarios de Excel y Word!

Afortunadamente, Microsoft ha agregado muchas funciones en las últimas versiones que ayudan a reducir el riesgo de pérdida de datos debido a fallas, cortes de energía, eliminaciones accidentales, etc. Una característica se llama Autorrecuperación y la segunda característica menos conocida se llama AutoBackup.

En este artículo, hablaré sobre cómo configurar ambas opciones para que sus datos estén lo más seguros posible. También me gustaría mencionar que las versiones más nuevas de Office le permiten guardar documentos directamente en OneDrive, lo cual es una buena opción a considerar, ya que aún podrá acceder a su trabajo incluso si su disco duro falla.

Índice
  1. Autorrecuperación de Excel
  2. guardado automático

Autorrecuperación de Excel

La función Autorrecuperación está habilitada de forma predeterminada y guarda automáticamente su documento en una ubicación temporal después de un intervalo de tiempo establecido. Para ver la configuración de Autorrecuperación, haga clic en Caso Y Elección.

opciones de archivo de excel

clickea en para salvaguardar en el menú de la izquierda y verá la opción Autorrecuperación debajo guardar libros de trabajo.

opciones de recuperación automática de excel

De forma predeterminada, la información de Autorrecuperación se guarda cada 10 minutos. Más allá del intervalo, Excel debe estar inactivo durante 30 segundos antes de que se guarden los datos. Además, la información registrada automáticamente se guarda en el Ubicación del archivo de recuperación automática listado aquí. Entonces, ¿cómo funciona esto? Básicamente, supongamos que tiene una hoja de cálculo como la siguiente y la ha guardado.

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datos de prueba de excel

Ahora supongamos que agrego los siguientes datos a la hoja de Excel y espero unos 10 minutos sin guardar mi documento. Dado que el intervalo de recuperación automática está establecido en 10 minutos, debe esperar al menos este tiempo para que se guarden los datos.

datos agregados excel

En mi caso, simulé un bloqueo de Excel al abrir el administrador de tareas y eliminar el proceso de Excel. Después de eso, volví a abrir Excel e inmediatamente vi una opción llamada Ver archivos recuperados.

ver archivos recuperados

Si hace clic en él, se mostrará una lista de archivos de Excel recuperables. En mi caso, contenía el archivo original, que solo contenía datos A1 y A2, así como el archivo de Autorrecuperación, que incluía datos que no había guardado en el disco.

recuperación de documentos

Al hacer clic en cualquiera de los elementos de la lista, se abrirá otra instancia de Excel que muestra los datos de ese archivo específico. Con todo, esta es una característica muy útil para esos momentos en los que no ha guardado todo su trabajo pero Excel se cierra inesperadamente.

La principal desventaja de esta función es que los datos de Autorrecuperación se almacenan en el mismo disco duro que su archivo, por lo que si algo le sucede a su disco duro, todo desaparecerá. Puede cambiar la ubicación en la configuración anterior a un disco duro separado o incluso a una ubicación de red, lo cual recomiendo.

Tenga en cuenta que Excel también elimina automáticamente la información de Autorrecuperación en las siguientes circunstancias:

  1. Guarde el archivo manualmente o usando CasoGuardar como.
  2. Cierras el archivo o sales de Excel (ya sea que hayas guardado el archivo o no)
  3. ¿Deshabilita la Autorrecuperación por completo o solo para el libro de trabajo?
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Básicamente, cada vez que guarda el archivo, se deshace de los datos de Autorrecuperación. Además, si sale manualmente de Excel y elige no guardar los datos, los datos de Autorrecuperación se eliminarán. Tenga esto en cuenta cuando utilice esta función. Si es un gran usuario de Excel, sugeriría establecer el intervalo de Autorrecuperación en algo así como 2 o 3 minutos en lugar de 10.

guardado automático

Otra característica que mucha gente no conoce es AutoBackup. Para usarlo, primero debe guardar su archivo para acceder a la para salvaguardar caja de diálogo. Si ya tiene un documento de Excel guardado, vaya a Caso Y Guardar como y elige una ubicación. Cuando lo haga, se abrirá el Guardar como diálogo.

guardar en excel

En el cuadro de diálogo, haga clic en el botón Instrumentos botón ubicado a la izquierda de para salvaguardar botón. Verá dos opciones, una de las cuales es opciones generales. Al hacer clic en él, aparece una pequeña ventana con algunas opciones adicionales.

opciones generales de copia de seguridad

Adelante, compruébalo. Crea siempre una copia de seguridad Cajero. Haga clic en Aceptar y ahora, al guardar el archivo, también se creará un archivo de copia de seguridad de Excel con la extensión .XLK. Tenga en cuenta que la primera vez que haga esto, los archivos serán exactamente iguales. Si realiza cambios en el archivo original y lo vuelve a guardar, el archivo de copia de seguridad seguirá siendo el mismo (los datos originales). Sin embargo, la tercera vez que lo guarde, el archivo de guardado se actualizará con información hasta el segundo guardado.

Básicamente, el archivo guardado siempre es una versión posterior a la versión actual. Entonces, si realizó un montón de cambios, guardó su archivo y luego quiso volver a la versión que no tenía esos cambios, simplemente abra el archivo guardado.

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El archivo se guarda en la misma ubicación que el archivo original y no parece haber una forma de cambiar esto. Esta característica no agrega mucha seguridad a su documento, pero es buena en algunas circunstancias.

Con suerte, habilitar estas funciones de copia de seguridad y recuperación en Excel evitará la pérdida de datos importantes. Siempre es una buena opción usar el almacenamiento en la nube (como OneDrive) como una red de seguridad adicional en caso de una falla catastrófica de la computadora. Si tiene alguna pregunta, no dude en comentar. ¡Valorar!

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