Cómo Enviar Un Fax Con Microsoft Outlook
Microsoft Outlook es uno de los proveedores de correo electrónico gratuito más populares del mundo. Enviar documentos por fax a través del correo electrónico utilizando Microsoft Outlook tiene las ventajas de reducir costes, ahorrar recursos y mejorar la eficiencia.
No cabe duda de que enviar un fax por correo electrónico no sólo puede ayudarte a transmitir un documento en caso de emergencia sin una máquina de fax, sino que también es muy cómodo y rápido de manejar.
Cómo enviar un fax con Microsoft Outlook
Hay dos maneras de enviar un fax con Microsoft Outlook:
- Un servicio de fax en línea (una máquina de fax virtual a la que se accede a través de Internet).
- Una máquina de fax (o impresora multifunción/escáner/fax/copiadora) que se conecta al ordenador y envía faxes a través de una línea telefónica fija. Este método utiliza el controlador de impresión en lugar del correo electrónico.
Las alternativas más populares son el software de fax o imprimir el documento y enviarlo por fax con una máquina de fax tradicional.
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Cómo Escribir Una Carta De Adjunción | Consejos, formato y ejemplosOpción 1 - Servicio de fax en línea
Un servicio de fax en línea es una máquina de fax virtual que puede enviar y recibir faxes en tu nombre.
El servicio proporciona el número de fax (o te permite introducir el tuyo propio), y los usuarios pueden enviar y recibir faxes a través del correo electrónico, una interfaz web, una aplicación para smartphone o un programa informático.
No se necesita una línea telefónica, solo una conexión a Internet.
Un servicio de fax en línea puede enviar (y recibir) un fax desde la interfaz de correo electrónico de Outlook.
Una vez que te hayas registrado en un servicio, puedes enviar un correo electrónico a tu servidor de fax. Los faxes se recibirán y reenviarán automáticamente a tu dirección de correo electrónico.
Lee También
5 Métodos Para Insertar El Símbolo Mayor O Igual En WordLa mayoría de los servicios de fax pueden enviar faxes a través de Outlook como un correo electrónico. Para enviar un fax, se compone un correo electrónico en el que el cuerpo principal del mismo se convierte en la portada, y el archivo adjunto se convierte en la parte principal del fax.
Al recibirlo, el fax llega directamente a Outlook como un correo electrónico recibido con el fax adjunto en formato PDF.
Opción 2 - Una máquina de fax conectada
Algunos modelos de máquinas de fax (o impresoras multifunción con opción de fax) pueden enviar faxes desde un controlador de impresión o un programa de ordenador.
Una máquina de fax conectada sólo funcionará con Outlook utilizando la función "Archivo - Imprimir". Los documentos enviados por fax de esta manera suelen enviarse y recibirse a través de la interfaz del controlador de impresión.
La máquina de fax deberá estar conectada a una línea telefónica fija. A partir de ahí, puedes enviar un fax desde el ordenador (conectado a través de un cable o con algunos modelos a través de WiFi o Bluetooth) a través de la máquina de fax.
En la mayoría de los casos, el envío de faxes puede realizarse a través del controlador de impresión. En algunos casos, hay un software especial para la función de fax que es diferente de la función de impresión.
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Cómo Escribir Fracciones En MS WordCada máquina de fax o impresora multifunción conectada con fax tiene instrucciones diferentes. Algunos pueden tener una ligera integración con Outlook, sin embargo la mayoría enviará con a través del controlador de impresión.
Alternativa 1 - Software de fax
El software de fax convierte tu ordenador en un sustituto de la máquina de fax. Aunque no hay una integración directa con Outlook, podrás enviar muchos de los mismos documentos que Outlook puede enviar.
Qué necesitarás:
- Un ordenador con Windows (XP, Vista, 7, 8 o 10) o Linux (no hay módem de fax disponible para ordenadores Apple)
- Un módem de fax (interno o externo)
- Una línea telefónica fija (una línea telefónica VoIP no funcionará)
- Software de fax (tanto Windows como Linux tienen ofertas gratuitas)
Windows viene con Windows Fax y Scan preinstalado desde Windows Vista (Windows XP venía instalado con Fax Console). Linux tiene algunos paquetes de software diferentes (incluyendo servidores de fax de nivel empresarial).
Con un ordenador con Windows, el envío de faxes se realiza abriendo el programa, componiendo un fax, adjuntando el documento de Office y enviándolo (funciona de forma muy parecida a un programa de correo electrónico). Aunque Windows Fax and Scan no actualiza automáticamente los contactos de Outlook, se pueden importar.
En los ordenadores Linux, el envío de faxes se realiza de forma muy parecida a los ordenadores Windows. Sin embargo, Microsoft Outlook no es directamente compatible con la plataforma.
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Operador Mayor O Igual En Excel - Cómo UtilizarloAlternativa 2 - Impresión y envío de faxes (a la antigua usanza)
Si ninguno de los métodos anteriores funciona, a veces la forma más fácil de enviar por fax un documento de Outlook es simplemente imprimirlo y luego escanearlo a través de una máquina de fax cercana. Mantenemos una lista de lugares para enviar un fax que pueden estar disponibles cerca.
Complementos, aplicaciones y adaptadores
En general, Outlook se integra bien con otros programas. De todas las plataformas de correo electrónico, es la que tiene más opciones adicionales disponibles.
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