Los 8 mejores consejos para usar OneNote como gestión de proyectos

OneNote es muy popular por sus funciones para tomar notas. Sin embargo, puede usar fácilmente OneNote como gestión de proyectos con organización inteligente, plantillas de OneNote, funciones para compartir e integración inteligente de Outlook.

Administrar proyectos en onenote

Tal vez no quiera usar otra herramienta de administración de proyectos y tenga la intención de trabajar en una interfaz todo el día. Ya tiene todos los datos disponibles en su computadora portátil OneNote y usar el mismo software para la gestión de proyectos debería brindarle una experiencia perfecta. Siga los consejos a continuación y trabaje con OneNote.

Índice
  1. 1. Use el Bloc de notas, la sección y las páginas de OneNote
  2. 2. Plantillas de OneNote de ayuda
  3. 3. Agregue correos electrónicos de Outlook a OneNote
  4. 4. Agregue archivos relevantes a OneNote
  5. 5. Comparte el cuaderno de OneNote
  6. 6. Seguimiento de cambios recientes
  7. 7. Etiquetas principales para rastrear el estado de la tarea
  8. 8. Proteger con contraseña la página de OneNote
  9. Funciones de gestión de proyectos de Master OneNote

1. Use el Bloc de notas, la sección y las páginas de OneNote

OneNote utiliza un método único para organizar las notas. A diferencia de Evernote y Apple Notes, no está limitado a usar etiquetas para organizar notas. Puedes contar con secciones y páginas para organizar tus pensamientos.

Puede crear un cuaderno separado para el próximo proyecto y crear diferentes secciones para él. Por ejemplo, puede crear un nuevo cuaderno como un nombre de aplicación/software, agregarle secciones como UX, UI, comunicación, desarrollo de software y pruebas.

Crear un cuaderno y secciones

Agrega las notas o páginas necesarias y crea el cuaderno perfecto listo para compartir.

2. Plantillas de OneNote de ayuda

Crear cada página de OneNote desde cero lleva tiempo. Después de todo, elige OneNote como su herramienta de gestión de proyectos para ahorrar tiempo. Tú no ?

Puede optar por una de las plantillas integradas de OneNote y comenzar rápidamente.

Paso 1: Abra OneNote en su computadora.

2do paso: Seleccione el cuaderno y la sección correspondientes.

Paso 3: Agregue una nueva página y haga clic en el menú Insertar en la parte superior.

Abrir menú de inserción

Paso 4: Seleccione Plantillas de página.

Plantillas de página en onenote

Paso 5: Esto abrirá un menú de plantillas dedicadas.

Paso 6: Seleccione su modelo favorito de la lista y vea la magia.

Plantillas en onenote

Solo necesita hacer algunos cambios aquí y allá. Incluso puede crear plantillas personalizadas de OneNote para ahorrar más tiempo en el futuro. Lea nuestro artículo dedicado para aprender a crear plantillas en OneNote.

3. Agregue correos electrónicos de Outlook a OneNote

En algunas situaciones, debe enviar correos electrónicos de clientes importantes a OneNote como referencia.

Outlook ofrece integración directa con OneNote. Mira cómo puedes usarlo.

Paso 1: Abra Outlook en Windows.

2do paso: Seleccione un correo electrónico que desee enviar a OneNote.

Enviar correo electrónico de Outlook a OneNote

Paso 3: Haga clic en el menú de tres puntos en la esquina superior derecha y seleccione OneNote.

Enviar correo electrónico a onenote

Outlook le preguntará dónde desea guardar el correo electrónico en OneNote. Seleccione la sección en un cuaderno y listo.

4. Agregue archivos relevantes a OneNote

Antes de compartir un bloc de notas de OneNote con otras personas, debe agregar archivos y hojas de cálculo relevantes a una página. Es bastante fácil de hacer.

Insertar archivo y audio en onenote

En una página de OneNote, seleccione Insertar. Tendrá la opción de incrustar el archivo de Excel en la página. Si desea grabar audio o video, puede hacerlo fácilmente desde el mismo menú.

5. Comparte el cuaderno de OneNote

Ahora que ha creado un bloc de notas de OneNote perfecto con plantillas, correos electrónicos, archivos, etc., es hora de compartir el bloc de notas con otros miembros del equipo para administrar el proyecto.

Paso 1: En un bloc de notas de OneNote, haga clic en Archivo en la esquina superior izquierda.

2do paso: Seleccione Compartir.

Paso 3: Ingrese las direcciones de correo electrónico de otros miembros y otorgue permiso de edición.

Paso 4: Haga clic en Compartir en la parte inferior y permita que otros se unan al cuaderno.

Compartir un bloc de notas de onenote

6. Seguimiento de cambios recientes

Una vez que su equipo se haya unido a un bloc de notas de OneNote, querrá realizar un seguimiento de los cambios realizados por otros.

Revisar cambios en onenote

En un bloc de notas de OneNote, navegue hasta el menú Historial en la parte superior. Seleccione Cambios recientes y verifique los cambios realizados por otros en una página. También puede buscar cambios por un autor específico en el menú Buscar por autor.

7. Etiquetas principales para rastrear el estado de la tarea

OneNote viene con docenas de etiquetas integradas para realizar un seguimiento del progreso del proyecto. Desde una página de OneNote, puede ir a la página de inicio y verificar las etiquetas.

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Puede agregar diferentes etiquetas como Proyecto, Chat con Persona X, Solicitud de cliente, Importante, Recordar, Correo electrónico, etc.

8. Proteger con contraseña la página de OneNote

No querrá que todos los miembros del equipo tengan acceso a todas las páginas de OneNote, ¿verdad? Algunas páginas de OneNote pueden contener información confidencial, como resultados trimestrales, comentarios duros de los clientes, diseño final de la interfaz de usuario, etc.

Proteger con contraseña una nota

Para evitar el acceso no autorizado a estas páginas, puede protegerlas con contraseña en la sección Revisar.

De esa forma, solo usted y los miembros seleccionados del equipo tendrán acceso a la página.

Funciones de gestión de proyectos de Master OneNote

¿Por qué pagar más por una herramienta de administración de proyectos dedicada cuando puede hacer el trabajo en OneNote? Claro, las herramientas dedicadas vienen con docenas de funciones, pero pregúntese si las va a usar. De lo contrario, OneNote puede ser la solución perfecta para administrar pequeños proyectos sobre la marcha.

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