Cómo crear una lista desplegable en Excel

El uso de una lista desplegable en Excel puede reducir drásticamente el tiempo que lleva ingresar datos en una hoja de cálculo. Afortunadamente, es muy fácil crear una lista desplegable en Excel.

Hay varios métodos para hacer esto, desde el más simple hasta el más avanzado. Aprenderás todas las formas de hacer esto en este artículo.

Crear una lista desplegable en Excel: método simple

La forma más fácil de crear una lista desplegable en Excel es ingresar la lista manualmente. Esto es ideal para situaciones en las que solo necesita una lista desplegable en una sola celda y no necesita actualizarla con frecuencia.

Por ejemplo, si está enviando a las personas un archivo en el que desea que completen algunos campos y un campo tiene una lista simple de opciones, este método es ideal.

Para crear una lista desplegable usando el método simple:

1. Seleccione la(s) celda(s) donde desea crear su lista.

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2. Seleccione Datos en el menú y seleccione Fecha de validez en la cinta

3. Esto abrirá una ventana de validación de datos. Seleccione la lista desplegable bajo Permitir y seleccione Listado.

4. Esto le permite escribir manualmente los elementos que desea en su lista. Simplemente escriba cada elemento en el campo Fuente campo con cada elemento separado por comas.

5. Seleccione OK. Ahora verá que la celda seleccionada tiene una flecha desplegable al lado. Al seleccionar esta flecha, verá todos los elementos ingresados ​​incluidos en esta lista.

Si bien esta es la forma más rápida de crear una lista desplegable en Excel, también es la más difícil de administrar. La edición de la lista requiere volver a la configuración de validación y actualizar el campo Fuente.

Si crea muchas listas desplegables de este tipo en Excel, puede ser mucho trabajo modificarlas. Por eso es importante usar este método solo para celdas individuales y para listas que no planea modificar.

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Crear una lista desplegable en Excel: usar un rango

Si desea una solución más flexible, puede extraer los elementos de su lista de una serie de otras células en Excel.

Para hacer eso:

1. Primero, enumere todos los elementos que desea en su lista en cualquier columna de celda. Puede insertarlos en la hoja actual o en cualquier otra hoja.

2. Repita el proceso anterior para seleccionar la celda y abrir la ventana de validación de datos. Establezca el campo Permitir en Listado. Esta vez, en lugar de escribir cualquier cosa en el campo Origen, seleccione el icono de flecha hacia arriba a la derecha de ese campo. Esta es la opción de selección de rango que le permite seleccionar el campo del que desea extraer los elementos de su lista.

3. Verá que la ventana Validación de datos se reduce para que pueda ver la hoja de trabajo completa. Arrastre el puntero del mouse hacia abajo sobre todo el rango de celdas que contienen todos los elementos de la lista que desea incluir. Cuando haya terminado, seleccione el icono de flecha hacia abajo a la derecha del campo de selección. Esto expandirá la ventana de validación de datos nuevamente.

4. Verá que el rango seleccionado ahora aparece en el campo Fuente. solo seleccione OK para aceptar estos ajustes.

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5. Ahora, cuando seleccione la flecha desplegable a la derecha de la celda que configuró como una lista desplegable, verá todos los elementos incluidos en el rango que acaba de seleccionar.

Lo bueno de este enfoque es que puede modificar cualquiera de los elementos de esta lista simplemente modificando cualquier celda del rango. Cualquier cambio que se le haga actualizará los menús desplegables creados donde seleccionó ese rango como fuente.

Este método es mejor cuando quieres formatear muchas celdas en una lista desplegable utilizando los mismos elementos de lista. Puede hacer que el contenido de un solo rango controle los elementos de todas estas listas, sin importar cuántos.

Adición de elementos a su lista

Además de cambiar los artículos en su rango para actualizar sus listados, también puede agregar nuevos artículos. No podrá agregar un elemento al final del rango, porque su selección de rango está limitada por la primera y la última celda seleccionada.

En su lugar, deberá ingresar una nueva entrada en algún lugar en el medio del rango. Excel actualizará dinámicamente su selección de rango en la configuración de validación de datos para incluir el nuevo rango que ha aumentado en una celda.

Para hacer eso:

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1. Haga clic derecho en cualquier celda en su rango de origen y seleccione Insertar en el menú desplegable.

2. En la pequeña ventana de selección, seleccione Mover celdas hacia abajo y seleccione OK. Esto cambiará todas las celdas en el rango por uno, insertando una celda en blanco donde seleccionó.

3. Escriba el nuevo elemento que desea agregar en la celda en blanco que acaba de crear.

Ahora, cuando seleccione el ícono de la flecha hacia abajo a la derecha de la celda desplegable que creó, verá el nuevo elemento que acaba de agregar al rango.

Es una manera fácil de agregar nuevos elementos a su lista desplegable, pero requiere algunos pasos adicionales. Ciertamente no es tan simple como agregar un nuevo elemento al final de su horario.

Si desea hacer esto, simplemente cambie la forma en que configura la validación de datos para su depósito. Puede aprender cómo hacer esto en la siguiente sección.

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Agregar elementos dinámicamente a su lista

Para una forma más conveniente de agregar elementos a su menú desplegable simplemente escribiendo el nuevo elemento al final del rango configurado, deberá usar la función COMPENSACIÓN.

Con la celda desplegable seleccionada, seleccione Datos del menú y Fecha de validez cinta.

En la ventana Validación de datos, modifique la fuente de la siguiente manera:

= DESPLAZAMIENTO ($ E $ 1,0,0, CONTAR ($ E: $ E), 1)

Cambio $E$1 y $E:$E en la fórmula para usar la letra de la columna en la que ingresó su lista de artículos. Seleccione Aceptar para confirmar esta nueva configuración de validación de datos.

Así es como funciona la fórmula:

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• Los argumentos 0 en la función OFFSET le indican que no aplique un desplazamiento a columnas o filas.
• La salida de la función COUNTA le dice a la función OFFSET la altura del rango.
• La función CONTARA cuenta el número de celdas que no están en blanco en la columna que contiene su rango.

Ahora, cada vez que agrega un nuevo valor a esta columna, el parámetro de altura de la función OFFSET aumenta en uno y la función OFFSET devuelve el rango completo, actualizado para incluir su nueva entrada.

Para ver esto en acción, simplemente agregue una nueva entrada a su línea de artículo. Seleccione la flecha desplegable a la derecha de su celda desplegable y verá que su nueva entrada aparece en la lista desplegable.

Tenga en cuenta que es posible que deba usar la barra de desplazamiento a la derecha si su lista de elementos es larga.

Eliminar menú desplegable en Excel

Finalmente, si desea eliminar la opción desplegable de cualquiera de las celdas donde la configuró, simplemente seleccione esa celda y abra la ventana de validación de datos.

Cambiar el Permitir lista desplegable para de cualquier valor y seleccione OK.

Después de cambiar esta configuración, verá que la celda volverá a la normalidad.

Creación de listas desplegables en Excel

Crear una lista desplegable en Excel es simple y hay muchas opciones para elegir. El método que elija simplemente depende de cuántas celdas planea activar con una lista de elementos y qué tan flexible desea que sea la lista de elementos. Si planea cambiar los elementos de la lista con frecuencia, definitivamente use el enfoque dinámico.