Qué sucede cuando envía un enlace de Google Drive: guía completa

Google Drive facilita compartir archivos y carpetas con otras personas. Dado que la mayoría de nosotros ya tenemos una cuenta de Gmail y la usamos, trabajar con Drive tiene mucho sentido. Una forma de compartir es invitar a los usuarios por correo electrónico. Otro método es crear y enviar un enlace de Google Drive.

¿Qué sucede cuando le envías a alguien un enlace de Google Drive? ¿Qué pasa con la seguridad y la privacidad? ¿Qué sucede si ya no desea compartir este archivo o no desea que otros realicen cambios en él? Google Drive ofrece muchas opciones para controlar los permisos que exploraremos a continuación.

Vamos a empezar.

Cómo compartir el enlace de Google Drive

Compartir un archivo o una carpeta a través de Google Drive es fácil. Abra la carpeta de Google Drive en su computadora con Windows 10 o Mac, haga clic con el botón derecho en el archivo o la carpeta que desea cargar y seleccione Compartir en Google Drive.

En la siguiente ventana emergente, puede enviar invitaciones por correo electrónico o hacer clic en "Obtener enlace para compartir" para copiar y pegar directamente el enlace en cualquier lugar. Por ejemplo, aplicaciones de mensajería o foros en línea.

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El proceso también sigue siendo el mismo para los usuarios de macOS, Android e iOS, aunque con una configuración de interfaz de usuario diferente. Así es como se ve en la aplicación de Android, en caso de que quieras sincronizar fotos.

Lo mismo ocurre con la versión web, a la que puedes acceder desde un navegador.

Precauciones al enviar un enlace de Google Drive

Es importante. No querrás arrepentirte de una mala decisión más tarde. Precauciones significa permisos de archivo/carpeta. Puede controlar quién puede acceder a qué y cómo esa persona puede interactuar con él.

Continuando con el ejemplo del punto anterior, cuando haga clic en Obtener enlace para compartir, verá más opciones.

Aquí es donde puede controlar no solo quién tiene acceso al archivo vinculado, sino también en qué medida. Haga clic en el menú desplegable sobre el enlace de Google Drive para ver las opciones para compartir.

La primera opción es Deshabilitada, donde solo aquellos que fueron invitados directamente por correo electrónico podrán acceder al archivo o carpeta en cuestión. el segundo es Cualquier persona con el enlace puede ver donde pueden ver el archivo pero no pueden editarlo ni realizar cambios en él. el tercero es "Cualquiera que tenga el enlace puede editar" donde también pueden realizar cambios en documentos o registros. Elegir sabiamente.

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Espera, también está el botón Más. Al hacer clic en él, se revela un menú oculto que ofrece un control más granular.

La primera opción permite que cualquier persona en Internet acceda al archivo o carpeta compartidos. La persona ni siquiera necesita ser un usuario de Google Drive o iniciar sesión con una cuenta de Google. El enlace al archivo será visible públicamente.

La segunda opción hará que el enlace sea privado. Esto significa que cualquiera que tenga el enlace puede acceder a él sin iniciar sesión, pero no es público ni visible.

La tercera opción limitará el acceso a aquellos que hayan sido específicamente invitados al archivo/carpeta en cuestión.

Ha decidido quién puede acceder al archivo/carpeta. Ahora haga clic en el menú desplegable Acceso justo debajo para controlar si solo pueden verlo u organizar, agregar o editar el archivo/carpeta también.

Al enviar un enlace de Google Drive a un archivo en lugar de una carpeta, verá dos opciones adicionales.

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Uno es el permiso de comentarios, donde puede permitir que el usuario solo comente el documento. No se permitirán cambios. Otra opción será permitir/no permitir la impresión o descarga del archivo compartido. Si el usuario tiene permiso para editar el archivo, también puede descargarlo o imprimirlo. Nuevamente, estos son por razones de seguridad y privacidad.

Finalmente, está el botón Avanzado.

Aquí es donde puede evitar que los editores o aquellos que tienen acceso a la carpeta/archivo agreguen nuevas personas. Si confías en ellos, puedes permitirles invitar a más personas a colaborar y ayudarte.

Al usar una combinación de estos permisos, puede controlar fácilmente cómo se comparte el archivo/carpeta y qué pueden hacer otras personas con él.

Por qué compartir el enlace de Google Drive

Colaboración. Google ha adoptado un enfoque centrado en la web con Google Drive y todas las aplicaciones que forman parte de él. Como tal, todo lo que necesita es un navegador y eso es todo. Por ejemplo, está trabajando en un informe con otros miembros de su equipo.

Si está buscando comentarios y opiniones, puede compartir un enlace de Google Drive con permiso de solo lectura. Puede optar por enviar una invitación a sus colegas mediante una invitación por correo electrónico o compartir un enlace directamente en las aplicaciones de mensajería. Pueden comentar el documento con sus comentarios si permite comentarios en el documento.

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Si es coautor de un libro/documento/informe, enviará una invitación con permiso para editar y organizar para permitir que otros contribuyan, revisen o realicen otras ediciones según sea necesario.

Estos son solo algunos ejemplos y el uso real varía de persona a persona. Pero eso es lo que sucede cuando le envías a alguien un enlace de Google Drive. Mucho depende de cómo elija enviarlo y con qué permisos.

La colaboración es el nombre del juego.

Ahora ya sabe lo que sucederá cuando envíe a alguien un enlace de Google Drive. Sin embargo, puedes compartirlo, donde y con quien quieras. Guárdelo para usted mismo, pida a otros que lo lean o colabore con otros en tiempo real. De cualquier manera, tiene control total sobre sus archivos y carpetas almacenados en Google Drive.

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